Comunicação empresarial: o desafio da expressão on-line

Na época em que trabalhei na Trevisan, tive a oportunidade de escrever dois artigos e vê-los publicados em mídias famosas em todo o país.

Segue abaixo o artigo publicado no site Pequenas Empresas, Grandes Negócios da TV Globo.

E-mail: ferramenta de comunicação
Passamos parte do nosso dia na "gestão de e-mails". Vou explicar: com o avanço da tecnologia, a comunicação também se modernizou. É muito mais fácil mandarmos um e-mail do que darmos um telefonema; além de ser mais rápido, podemos registrar a informação por escrito, como uma prova. E o desafio dessa "gestão" está em administrar e-mails recebidos, respondê-los com exatidão, enviá-los de forma objetiva, arquivá-los, separá-los por categorias. Na pressa do dia-a-dia, na necessidade de escrevermos rapidamente, deixamos de nos atentar aos três quesitos básicos da comunicação escrita: introdução, desenvolvimento e conclusão. Ou, como diria um bom contador de histórias, começo, meio e fim.
É muito importante, também na comunicação empresarial, que evitemos erros básicos como gírias, vícios de linguagem, uso de siglas - a não ser aquelas que você tenha certeza de serem conhecidas pelo receptor -, estrangeirismos etc.
Tenha muita atenção ao redigir um e-mail. Quando conversamos com alguém, temos auxílios como gestos, entonação, ritmo, expressões faciais, piscar de olhos, franzir de sobrancelhas. A linguagem escrita empresarial, entretanto, não oferece esses recursos, mas informalmente (e-mails para amigos, bate-papos etc.) há meios de expressar ações e expressões, colocando-as entre asteriscos ou utilizando-se emoticons.
Pensando em todas as dúvidas que você possa ter, deixo algumas dicas práticas para que você possa redigir seu e-mail de forma eficaz:

O RECEPTOR
Tenha em mente, em primeiro lugar, a pessoa que vai ler seu e-mail. Por exemplo, se você vai mandar um e-mail para seu superior imediato, utilize uma linguagem formal, clara, simples, direta e, principalmente, com o uso da norma padrão do português. Evite a intimidade; proximidade demais pode ser mal-interpretada.

LINGUAGEM
Não precisa ser muito rebuscada, com palavras complicadas, mas deve ter concordância verbal e numeral. Por exemplo, a palavra "anexo" é usada freqüentemente de forma incorreta. O correto é "Segue, anexo, relatório" ou "Seguem anexas as cartas". Lembre-se de que a expressão "em anexo" é igualmente incorreta.

ASSUNTO
Seja específico no assunto. Todos nós abrimos primeiramente aquelas mensagens que nos chamam mais à atenção; por isso, escreva no campo "Assunto" ou "Título" a expressão resumida e inteligente do conteúdo do seu e-mail. Evite frases ou palavras vagas, como "Contato", "Ontem", "Conversa do RH" e faça uso de frases completas e curtas, como "Vaga para engenheiro sênior" ou "Relatório de participação da Empresa XPTO".

SEJA OBJETIVO
Vá direto ao assunto. Não "enfeite" o texto, não seja redundante, evite repetição de palavras e gerundismo. Pense que o receptor deva entender perfeitamente sua mensagem e se interessar em responder.

A IMAGEM
A redação do seu e-mail também deve ter uma boa imagem; ele deve ter o estilo de uma carta: coloque no cabeçalho o nome da pessoa endereçada seguido por vírgula, escreva o conteúdo e despeça-se de maneira formal.

EXPRESSÕES EM INGLÊS
Cuidado com as expressões em inglês. Dependendo de quem seja o leitor que você quiser atingir, a frase pode gerar o efeito contrário: explicar nada e confundir mais.

GRAFIA DAS HORAS
A forma correta é: 8h32. As demais formas (8:32, 8hrs32, 8h32m, 8:32 horas) estão incorretas. A letra h deve ser minúscula e sem espaço entre os números.

PONTUAÇÃO
Não utilize vários pontos de interrogação para dar ênfase à pergunta, nem vários pontos de exclamação para enfatizar suas afirmações, pois, além de indicarem o uso incorreto da pontuação, podem ser interpretados como arrogância e impaciência.

A SIGLA
A grafia de siglas possui algumas regras: quando a sigla tiver até três letras, todas devem ser maiúsculas (ONU, SIF, CEF etc.); quando a sigla tiver de ser pronunciada letra por letra (FGTS, INSS, AACD etc.), escreva todas as letras maiúsculas; quando a sigla formar uma palavra pronunciável, como Embratel, Petrobrás e Telesp, use apenas a primeira letra maiúscula. Nunca use pontos em siglas; C.E.P., por exemplo, é errado.

ABREVIATURAS
Sempre que possível, evite-as. Porém, caso queira encerrar seu e-mail de maneira formal, use: At., (com ponto e vírgula) para Atenciosamente.

Boas mensagens!

Patrícia Regina é pedagoga, especialista em RH pela FMU - Faculdades Metropolitanas Unidas - e responsável pela área de Fator Humano da Trevisan Services, soluções corporativas.
Publicado em 22/09/2006 - no site Pequenas Empresas, Grandes Negócios

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